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关于印发《三门峡金渠集团有限公司档案管理制度》的通知
来源:未知 发布时间:2017-07-11 08:49
 

各子(分)公司、机关各部门:
    《三门峡金渠集团有限公司档案管理制度》已经修订完善,并经集团领导班子会议讨论通过,现印发给你们,自2016年11月1日起施行,望认真遵照执行。

    附:
    《三门峡金渠集团有限公司档案管理制度》。
 
 

    二〇一六年十月二十七日
 
三门峡金渠集团有限公司档案管理制度
    
    为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
    一、档案管理机构及其职责
    1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办的统筹管理;二级管理是指各部门及各子分公司的档案资料管理工作。
    2、综合办档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门及各子分公司的档案管理员负责本部门、本单位档案资料的使用管理。
    3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
    二、文件、资料归档范围
    1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 
    2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案、请求报告、招投标文件等。 
    3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
    4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 
    5、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
    6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
    三、归档制度
    1、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
    2、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办保存复印件。
    3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
    4、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合办保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合办保存原件。
    5、资料归档时,由经办人整理后连同有关资料移交综合办,交件人签字后,方可登记入档。
    四、档案保管制度
    1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
    2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
    3、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
    4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
    5、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
    6、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
    五、档案借阅制度
    1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司主管领导批准不得借阅。
    2、借阅档案资料,须经综合办负责人批准。阅档必须在指定的地方,不得携带外出,未经同意不得复制、拍照。需要借出档案的,须经综合办负责人及公司主管领导批准。
    3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
    4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经公司主管领导批准。
    5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。
    6、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
    7、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经公司主管领导同意,必须外借的,由总经理审批。
    六、其它
    1、二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合办统一保存。
    2、本制度从2016年11月1日起执行。
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